360° feedback bij de beoordeling van bestuurders

Objectiviteit, rijke informatie en een goed gesprek

Toezichthouders hebben tegenwoordig een actieve rol, ze staan minder op afstand dan voorheen. Mede door debacles die in de pers verschijnen zijn ze extra alert en willen ze de vinger aan de pols houden om ontsporingen van bestuurders te voorkomen. Toch hebben ze maar beperkt zicht op het functioneren van bestuurders. De vraag is hoe ze early warnings signaleren en tijdig kunnen bijsturen als dat nodig is. De harde parameters zijn niet het probleem: financiële resultaten, kwaliteitsreviews en productievolumes zijn meetbaar en zichtbaar te maken. Maar hoe beoordeel je bestuurders op zachte aspecten, zoals samenwerken, integriteit, verbindend leiderschap en aansturing van het tweede echelon? Het is lastig om als toezichthouder betrouwbare informatie hierover te verkrijgen zonder te gaan spioneren in de organisatie en wantrouwen te veroorzaken. En soms zijn er nog sporen merkbaar van het ‘leunstoeltoezicht’ van weleer, met beleefde, amicale omgangsvormen en vrijblijvende contacten. Een jaargesprek met een etentje gecombineerd, zo’n gesprek ‘op niveau’ komt nog steeds voor: vriendelijk en beleefd, maar geen diepgang laat staan echte feedback of een serieuze beoordeling.

Bij de jaargesprekken in de organisatie zijn de procedures goed op orde. Het is common practice dat men informanten (collega’s van de betrokkene) raadpleegt en 360° feedback toepast. Natuurlijk wordt er naar boven gekeken: wordt de top eigenlijk wel kritisch beoordeeld? Onderwerpen zij zich ook aan zo’n procedure? In de praktijk zien we vaak koudwatervrees. Ook al vindt de RvB dat zij net als iedereen in de organisatie beoordeeld moeten worden (en voorbeeldgedrag telt, zo weten zij) toch is er aarzeling. Hebben de toezichthouders wel voldoende zicht om hen goed te beoordelen? Op welke (subjectieve) beelden zullen zij zich baseren? De toezichthouders twijfelen ook: hoe voeren we zo ‘n gesprek en wat zien we eigenlijk van het daadwerkelijke functioneren van de bestuurders?

“Wordt de online beoordeling niet tot een lijstje gereduceerd?”

Wat staat er te doen? Drie kwesties moeten worden opgelost.

1. Waarop worden bestuurders beoordeeld?
De remuneratiecommissie neemt het voortouw baseert zich op een kort en bondig bestuursprofiel. Daarin staan rollen, competenties en persoonlijke kwaliteiten die van het bestuur worden verwacht. Als collectief en als individueel bestuurslid. Veelal is dit profiel beschikbaar uit een vroegere wervingsprocedure, maar moet het wel geactualiseerd worden.

2. Wie voeren het gesprek met elkaar?
De leden van de remuneratiecommissie voeren de gesprekken. Deels met de individuele bestuursleden deels met het bestuur als collectief. In een verslag wordt het besprokene kort weergegeven. Bijzondere aandacht moet er zijn voor de follow-up: welke concrete afspraken worden gemaakt ter verbetering van het functioneren en hoe worden deze afspraken geëvalueerd? Ook kan de relatie tussen toezichthouder en bestuur worden betrokken bij de evaluatie.

3. Hoe wordt informatie verkregen?
De toezichthouder moet ter verkrijging van een objectief beeld voeling hebben met de organisatie. Idealiter hebben ze gedurende het jaar contacten in de organisatie door informele gelegenheden maar ook door het bijwonen van MT’s, locatiebezoek of  medewerkersbijeenkomsten. Soms maakt men gebruik van een online 360° feedbackprocedure, maar het nut dit instrument is beperkt. Wordt het eerlijk ingevuld? Wat betekenen de scores? Wordt de beoordeling niet tot een ‘lijstje’ gereduceerd en doet dat recht aan het algehele functioneren van een bestuurder? Vaak zijn competenties uit deze instrumenten niet op het bestuurlijke niveau afgestemd. Maar wat dan wel? De beste methode is het voeren van gesprekken met de direct reports van de bestuurders en met de OR, cliënten(raad) en eventueel externe stakeholders. Deze ‘warme’ informatie is rijk en genuanceerd, en leidt – mits voor een goede afspiegeling van respondenten wordt gekozen – tot een betrouwbaar beeld.

Maar het allerbelangrijkste is de kwaliteit van het beoordelingsgesprek zelf. Worden plus- en minpunten écht benoemd? Kan men kritische noten kraken zonder de relatie te beschadigen? Durft men de ander écht te ontmoeten en confrontaties aan te gaan?

Voorkom vrijblijvendheid en wees tijdens het gesprek moedig en oprecht, dat is het belangrijkste devies.